Jak przechowywać dokumentację finansową zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Dokumentacja finansowa to fundament każdej firmy, a jej prawidłowe przechowywanie jest kluczowe nie tylko dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale również dla spełnienia wymogów prawnych. Dowiedz się, jak organizować i archiwizować dane, aby prowadzenie księgowości odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Okresy przechowywania dokumentów finansowych

Zgodnie z polskimi przepisami, dokumentację finansową należy przechowywać przez określony czas. Dokumenty księgowe, takie jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, deklaracje podatkowe oraz sprawozdania finansowe, muszą być przechowywane przez minimum 5 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą. W tym czasie organy skarbowe mogą przeprowadzić kontrolę, dlatego dostęp do tych danych jest obowiązkowy. W przypadku dokumentacji dotyczącej ZUS, np. list płac czy umów o pracę, okres przechowywania może wynosić nawet 10 lat. Ważne jest również odpowiednie oznaczenie i zabezpieczenie dokumentów, tak aby były one łatwo dostępne w razie potrzeby. Prowadzenie księgowości zgodnie z przepisami wymaga zatem nie tylko rzetelnego księgowania, ale także systematycznego archiwizowania danych.

Jak właściwie przechowywać dokumentację?

Przepisy dopuszczają zarówno papierową, jak i elektroniczną formę przechowywania dokumentacji finansowej. W przypadku formy papierowej dokumenty powinny być składowane w odpowiednich warunkach, chroniących je przed zniszczeniem, wilgocią czy utratą. Warto zainwestować w specjalne szafy lub sejfy na dokumenty, które zapewnią ich bezpieczeństwo. Przechowywanie elektroniczne jest coraz popularniejsze dzięki możliwości szybkiego dostępu do danych oraz redukcji przestrzeni potrzebnej na archiwizację. Dokumenty w formie cyfrowej muszą być jednak odpowiednio zabezpieczone – za pomocą szyfrowania, kopii zapasowych i systemów chroniących przed nieautoryzowanym dostępem. Dla firm korzystających z usług biur rachunkowych warto upewnić się, że dostawca usług stosuje odpowiednie procedury przechowywania danych.